Einfaches ECM: Mit dieser Software sind alle Prozesse im Griff

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Türmen sich die Akten, artet die Dokumentenverwaltung in Chaos aus. Deren Digitalisierung alleine ist jedoch keine Lösung. Erst mit Programmen, die Dokumente clever archivierbar, auffindbar, bearbeitbar machen, kommt System in den Workflow. Ein Überblick über neue ECM- Lösungen.

Einfaches ECM: Daten, Prozesse, Dokumente. Im Businessalltag muss vieles im Blick bleiben. Abbildung: Pixabay

Daten, Prozesse, Dokumente. Im Businessalltag muss vieles im Blick bleiben. Abbildung: Pixabay

Einfaches ECM: Mit neuen Bearbeitungsfunktionen: Scan-App von Adobe.

Mit neuen Bearbeitungsfunktionen: Scan-App von Adobe.

Einfaches ECM: Dokumentenvorschau im Office Manager DMS. Abbildung: Softwarebüro Krekeler

Dokumentenvorschau im Office Manager DMS. Abbildung: Softwarebüro Krekeler

Dokumente per Smartphone: Adobe

Mit der aktuellen Version von Adobe Scan können in Adobes Document Cloud gespeicherte Scans per Smartphone nachträglich zugeschnitten oder bereinigt werden, ohne dass dafür Tools wie Acrobat oder Photoshop nötig sind. Bei mehrseitigen Scans lassen sich Seiten hinzufügen oder entfernen. Die App erkennt schlechte Belichtungsverhältnisse und schaltet das Blitzlicht ein, um jederzeit saubere und klare Bilder der Dokumente zu produzieren. Sie erkennt sogar dunkle Schatten und hellt diese auf – zum Beispiel den Schatten der eigenen Hand, die gerade das Bild macht.

Belege im Griff: Office Manager DMS

Wenn bei einer Betriebsprüfung nach einem bestimmten Beleg gefragt wird, ist Stress oft vorprogrammiert. Der lässt sich durch die Kopplung der Buchhaltungs- mit einer Dokumentenmanagementsoftware verhindern. Der Office Manager DMS ist mit einer Buchhaltungsschnittstelle ausgestattet, die eine Datensynchronisation mit den gängigen Buchhaltungslösungen Lexware und DATEV ermöglicht. Damit werden bei der Archivierung von Buchungsbelegen Importfunktionen für originär elektronische oder digitalisierte Belege sowie E-Mails geboten. Sämtliche Änderungen und Dokumentenversionen werden dokumentiert, der ursprünglich erfasste Beleg bleibt im Original beibehalten.

PDFs clever bearbeiten: Foxit

Mit ConnectedPDF 2.0 von Foxit können Anwender Informationen über einen Dateilink, soziale Medien oder privat an eine ausgewählte Empfängergruppe weitergeben. Außerdem können mehrere Nutzer gleichzeitig an einem PDF zusammenarbeiten: Sie sehen Kommentare anderer in Echtzeit und können auf sie antworten. Dokumentenbesitzer können den Zugriff auf die Dokumente erteilen und widerrufen sowie bestimmten Lesern spezifische Dokumentenzugriffsrechte gewähren. Diese Einstellungen bleiben auch nach dem Herunterladen, Kopieren etc. bestehen. Ohne ein zusätzliches Content-Management-System ist erkennbar, wer auf eine Datei zugegriffen hat, welche Aktionen durchgeführt und welche Seiten angesehen wurden.

Einfaches ECM: TA Triumph-Adler

Der BusinessOptimizer und der darauf aufbauende BusinessOptimizer Workflow von TA Triumph-Adler enthalten je vier Apps: Mit dem BusinessOptimizer Contract Management werden Verträge und Fristen verwaltet. Dokumente, Informationen und Anlagen sind in übersichtlichen Vertragsakten organisiert. BusinessOptimizer Human Resources legt fachbezogene Übersichten und Masken an, verwaltet Personaldokumente oder legt automatisch Unterordner zu Weiterbildungen oder Krankentagen an. BusinessOptimizer Sales & Distribution liefert einen zentralen Ablage- und Verwaltungsort für Kundenlisten, Verträge oder sonstige wichtige Korrespondenz. BusinessOptimizer Procurement unterstützt bei der Lieferanten- und Bestellungsverwaltung. Kunden von BusinessOptimizer Workflow wird darüber hinaus eine optimierte Integration in die IT-Umgebung angeboten sowie die Möglichkeit, die Funktionen der Software individuell zu erweitern.

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